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ERP實施的項目管理(下)
作者：佚名 日期：2002-3-20 字體：[大] [中] [小]
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5. 項目評估及更新
項目評估及更新階段的核心是項目監(jiān)控,就是利用項目管理工具和技術(shù)來衡量和更新項目任務(wù)。項目評估及更新同樣貫穿于ERP項目的業(yè)務(wù)模擬測試、系統(tǒng)開發(fā)確認(rèn)和系統(tǒng)轉(zhuǎn)換運行三個步驟中。在項目評估及更新階段常用的項目管理工具和技術(shù)有:
·階段性評估 對項目實施進(jìn)行階段性評估,小結(jié)實施是否按計劃進(jìn)行并達(dá)到所期望的階段性成果,如果出現(xiàn)偏差,研究是否需要更新計劃及資源,同時落實所需的更新措施。
·項目里程碑會議 在項目實施達(dá)到重要的里程碑階段,召開項目里程碑會議, 對上一階段的工作作出小結(jié)和評估實施進(jìn)度及成果,并動員部署下一階段的工作。
·質(zhì)量保證體系 通過對參與實施的用戶人員進(jìn)行培訓(xùn)和知識傳授,編寫完善實施過程中的各種文檔,從而建立起質(zhì)量保證體系,確保在實施完成后企業(yè)能夠達(dá)到對系統(tǒng)的完全掌握和不斷改善的目標(biāo)。
6. 項目完成
項目完成階段是整個實施項目的最后一個階段。此時,工作接近尾聲,已經(jīng)取得了項目實施成果。在這一最后階段,仍有重要的項目管理工作需要開展,切莫掉以輕心:
·行政驗收 結(jié)合項目最初對系統(tǒng)的期望和目標(biāo),對項目實施成果進(jìn)行驗收。
·項目總結(jié) 對項目實施過程和實施成果作出回顧和總結(jié)。
·經(jīng)驗交流 交流分享在實施過程中的經(jīng)驗和教訓(xùn)。
·正式移交 系統(tǒng)正式運轉(zhuǎn)及使用,由企業(yè)的計算機(jī)部門進(jìn)行日常維護(hù)和技術(shù)支援。
貫穿上述六個項目管理階段全過程的工作是:項目的表現(xiàn)衡量和質(zhì)量管理,以及項目風(fēng)險的管理控制。本文的下半部分將對這兩項貫穿項目管理全過程的工作進(jìn)行具體介紹。
二、項目的表現(xiàn)衡量和質(zhì)量管理
質(zhì)量管理是項目管理的重要方面之一,建立和執(zhí)行適當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)是進(jìn)行項目質(zhì)量管理的關(guān)鍵。
1. 建立項目的表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)
項目表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)的制定依據(jù)是項目計劃,通過項目目標(biāo)和實施策略的具體內(nèi)容建立項目的期望,作為項目表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)和核心。具體的項目表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)可以包括以下主要的內(nèi)容:
·工作范圍和項目具體步驟;
·基本時間估計和成本預(yù)算;
·財務(wù)預(yù)測和資金計劃;
·工作詳細(xì)安排;
·質(zhì)量要求;
·項目小組滿意程度;
·最終用戶滿意程度;
·企業(yè)管理層和出資人滿意程度。
2. 觀察項目的實際表現(xiàn)情況
通過項目執(zhí)行過程中正式或非正式的渠道,收集項目實施的有關(guān)信息,觀察項目實際的表現(xiàn)情況。在這一步驟中可以利用的信息渠道有:
·正式渠道,如:項目進(jìn)度報告,項目例會,項目里程碑會議,各種會議紀(jì)要等;
·非正式的渠道,如:與項目小組成員或最終用戶的交談和討論,與企業(yè)管理層或出資方非正式的交流等。
3. 比較實際表現(xiàn)和衡量標(biāo)準(zhǔn)
比較項目實施的實際表現(xiàn)和預(yù)先制定的衡量標(biāo)準(zhǔn)主要是通過回答兩個問題:"項目進(jìn)展如何?"和"如果發(fā)生了與項目計劃的偏離,是如何造成的?"。
表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)為客觀評價項目狀況提供了依據(jù),使決策人員能夠迅速、有效地對項目的實際進(jìn)展情況作出客觀、公正的判斷,從而及時采取必要的措施。通過表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)對項目的進(jìn)展?fàn)顩r進(jìn)行評估,始終是項目小組和企業(yè)高級管理層的責(zé)任。
4. 采取糾正措施
在比較項目實際表現(xiàn)和衡量標(biāo)準(zhǔn)后,如果出現(xiàn)偏差,就需要采取糾正措施,及時將實施項目拉回到正軌。糾正措施可以采取以下的形式:
·重新制定項目計劃;
·重新安排項目步驟;
·重新分配項目資源;
·調(diào)整項目組織形式和項目管理方法。
三、項目風(fēng)險的管理控制
在對企業(yè)實施ERP系統(tǒng)的風(fēng)險分析中,我們意識到,ERP項目潛在的風(fēng)險包括:軟件風(fēng)險——如軟件功能風(fēng)險和軟件選擇風(fēng)險;實施風(fēng)險——如項目組織風(fēng)險、時間和進(jìn)度控制風(fēng)險、 成本控制風(fēng)險和實施質(zhì)量控制風(fēng)險、轉(zhuǎn)變風(fēng)險——管理觀念轉(zhuǎn)變的風(fēng)險、組織架構(gòu)調(diào)整的風(fēng)險 、業(yè)績考評體系改變的風(fēng)險等。對ERP項目過程中發(fā)生的或可能發(fā)生的各種風(fēng)險進(jìn)行管理和控制,是項目管理貫穿ERP項目全過程的重要內(nèi)容。
以下是對項目風(fēng)險管理和控制的方面和工具作一介紹。
1. 風(fēng)險管理模型
對于一個ERP實施項目的風(fēng)險管理,首先需要對項目本身有著深刻的認(rèn)識和理解,通過理解項目去識別項目潛在的各種風(fēng)險。在對項目風(fēng)險識別的基礎(chǔ)上,評估進(jìn)行項目風(fēng)險管理的控制點。經(jīng)過識別項目風(fēng)險和測試風(fēng)險管理的控制點,篩選確定剩余的、需要著重注意的項目風(fēng)險,并對這部分的剩余風(fēng)險作出進(jìn)一步的說明。在項目實施的過程中,針對這部分風(fēng)險采取專門措施進(jìn)行風(fēng)險管理和控制,從而最大程度地降低風(fēng)險、控制風(fēng)險。
在上述風(fēng)險管理模型中,可以發(fā)現(xiàn):在最初的理解項目階段,識別的潛在風(fēng)險可能數(shù)量很多;經(jīng)過評估項目風(fēng)險管理的控制點,對潛在風(fēng)險進(jìn)行篩選,去除那些可以運用通常的項目管理措施加以避免和克服的潛在風(fēng)險,從而使實施人員可以將精力集中于那些為數(shù)不多的剩余風(fēng)險上;在確定了剩余風(fēng)險后,有的放矢地進(jìn)行相應(yīng)的管理和控制,最終使實施的整體風(fēng)險能夠得到有效的控制。
可以看出,風(fēng)險管理的實質(zhì)就是:識別風(fēng)險、篩選風(fēng)險、控制重點風(fēng)險、最終降低風(fēng)險。
2. 風(fēng)險管理的具體內(nèi)容
通常風(fēng)險管理可以分為四個步驟:識別風(fēng)險、衡量風(fēng)險、管理風(fēng)險、監(jiān)控項目表現(xiàn)。
識別風(fēng)險主要的工作是確定可能影響項目實施的風(fēng)險并記錄風(fēng)險的特征。需要注意的是:風(fēng)險識別是貫穿整個項目實施的全過程的,而不僅僅是項目的開始階段;可能的風(fēng)險包括各種內(nèi)部因素和外部因素;在識別風(fēng)險的同時,需要辯證地分析其負(fù)面效應(yīng)(即風(fēng)險帶來的威脅)和正面效應(yīng)(即潛在的機(jī)會)。
衡量風(fēng)險,主要是對識別的風(fēng)險進(jìn)行評估,確定風(fēng)險與風(fēng)險之間的相互作用以及潛在的一系列后果,同時還需要確定風(fēng)險的重要性和處理風(fēng)險的優(yōu)先次序。在這一階段可以采用的分析工具,包括"風(fēng)險評估矩陣","預(yù)期投資回報率"、"模擬"和"決策樹"等工具。
管理風(fēng)險是風(fēng)險控制中最為直接、也是最為關(guān)鍵的一個步驟。在管理風(fēng)險過程中,需要對風(fēng)險的正面效應(yīng)(即潛在的機(jī)會)制定增強措施,對風(fēng)險的負(fù)面效應(yīng)(即可能的威脅)制定應(yīng)付方法。對于不同的風(fēng)險,需要根據(jù)其重要性、影響大小以及已經(jīng)確定的處理優(yōu)先次序,采取相應(yīng)的措施加以控制,對負(fù)面風(fēng)險的反應(yīng)可以是盡量避免、努力減小或設(shè)法接收。另外,在處理風(fēng)險時需要注意"及時性"——即在第一時間對各種突發(fā)的風(fēng)險作出判斷并采取措施;以 及"反復(fù)性"——即對已經(jīng)發(fā)生或已經(jīng)得到控制的風(fēng)險需要經(jīng)常進(jìn)行回顧,確保風(fēng)險能夠得到穩(wěn)定長期的控制。
最終,我們需要對項目過程進(jìn)行監(jiān)控,檢查風(fēng)險控制的實際效果,評價項目的整體表現(xiàn)。
綜上所述,項目管理是通過項目管理循環(huán),從表現(xiàn)衡量與質(zhì)量管理、風(fēng)險管理控制等不同方面對項目進(jìn)行控制,使企業(yè)實現(xiàn)項目所預(yù)期的成果和目標(biāo)。項目管理對ERP項目的成功進(jìn)行、對各種實施風(fēng)險的管理控制有著至關(guān)重要的作用。