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ERP實(shí)施的項(xiàng)目管理(下)
作者：佚名 日期：2002-3-20 字體：[大] [中] [小]
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5. 項(xiàng)目評估及更新
項(xiàng)目評估及更新階段的核心是項(xiàng)目監(jiān)控,就是利用項(xiàng)目管理工具和技術(shù)來衡量和更新項(xiàng)目任務(wù)。項(xiàng)目評估及更新同樣貫穿于ERP項(xiàng)目的業(yè)務(wù)模擬測試、系統(tǒng)開發(fā)確認(rèn)和系統(tǒng)轉(zhuǎn)換運(yùn)行三個(gè)步驟中。在項(xiàng)目評估及更新階段常用的項(xiàng)目管理工具和技術(shù)有:
·階段性評估 對項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)行階段性評估,小結(jié)實(shí)施是否按計(jì)劃進(jìn)行并達(dá)到所期望的階段性成果,如果出現(xiàn)偏差,研究是否需要更新計(jì)劃及資源,同時(shí)落實(shí)所需的更新措施。
·項(xiàng)目里程碑會議 在項(xiàng)目實(shí)施達(dá)到重要的里程碑階段,召開項(xiàng)目里程碑會議, 對上一階段的工作作出小結(jié)和評估實(shí)施進(jìn)度及成果,并動員部署下一階段的工作。
·質(zhì)量保證體系 通過對參與實(shí)施的用戶人員進(jìn)行培訓(xùn)和知識傳授,編寫完善實(shí)施過程中的各種文檔,從而建立起質(zhì)量保證體系,確保在實(shí)施完成后企業(yè)能夠達(dá)到對系統(tǒng)的完全掌握和不斷改善的目標(biāo)。
6. 項(xiàng)目完成
項(xiàng)目完成階段是整個(gè)實(shí)施項(xiàng)目的最后一個(gè)階段。此時(shí),工作接近尾聲,已經(jīng)取得了項(xiàng)目實(shí)施成果。在這一最后階段,仍有重要的項(xiàng)目管理工作需要開展,切莫掉以輕心:
·行政驗(yàn)收 結(jié)合項(xiàng)目最初對系統(tǒng)的期望和目標(biāo),對項(xiàng)目實(shí)施成果進(jìn)行驗(yàn)收。
·項(xiàng)目總結(jié) 對項(xiàng)目實(shí)施過程和實(shí)施成果作出回顧和總結(jié)。
·經(jīng)驗(yàn)交流 交流分享在實(shí)施過程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。
·正式移交 系統(tǒng)正式運(yùn)轉(zhuǎn)及使用,由企業(yè)的計(jì)算機(jī)部門進(jìn)行日常維護(hù)和技術(shù)支援。
貫穿上述六個(gè)項(xiàng)目管理階段全過程的工作是:項(xiàng)目的表現(xiàn)衡量和質(zhì)量管理,以及項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的管理控制。本文的下半部分將對這兩項(xiàng)貫穿項(xiàng)目管理全過程的工作進(jìn)行具體介紹。
二、項(xiàng)目的表現(xiàn)衡量和質(zhì)量管理
質(zhì)量管理是項(xiàng)目管理的重要方面之一,建立和執(zhí)行適當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)是進(jìn)行項(xiàng)目質(zhì)量管理的關(guān)鍵。
1. 建立項(xiàng)目的表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)
項(xiàng)目表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)的制定依據(jù)是項(xiàng)目計(jì)劃,通過項(xiàng)目目標(biāo)和實(shí)施策略的具體內(nèi)容建立項(xiàng)目的期望,作為項(xiàng)目表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)和核心。具體的項(xiàng)目表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)可以包括以下主要的內(nèi)容:
·工作范圍和項(xiàng)目具體步驟;
·基本時(shí)間估計(jì)和成本預(yù)算;
·財(cái)務(wù)預(yù)測和資金計(jì)劃;
·工作詳細(xì)安排;
·質(zhì)量要求;
·項(xiàng)目小組滿意程度;
·最終用戶滿意程度;
·企業(yè)管理層和出資人滿意程度。
2. 觀察項(xiàng)目的實(shí)際表現(xiàn)情況
通過項(xiàng)目執(zhí)行過程中正式或非正式的渠道,收集項(xiàng)目實(shí)施的有關(guān)信息,觀察項(xiàng)目實(shí)際的表現(xiàn)情況。在這一步驟中可以利用的信息渠道有:
·正式渠道,如:項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告,項(xiàng)目例會,項(xiàng)目里程碑會議,各種會議紀(jì)要等;
·非正式的渠道,如:與項(xiàng)目小組成員或最終用戶的交談和討論,與企業(yè)管理層或出資方非正式的交流等。
3. 比較實(shí)際表現(xiàn)和衡量標(biāo)準(zhǔn)
比較項(xiàng)目實(shí)施的實(shí)際表現(xiàn)和預(yù)先制定的衡量標(biāo)準(zhǔn)主要是通過回答兩個(gè)問題:"項(xiàng)目進(jìn)展如何?"和"如果發(fā)生了與項(xiàng)目計(jì)劃的偏離,是如何造成的?"。
表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)為客觀評價(jià)項(xiàng)目狀況提供了依據(jù),使決策人員能夠迅速、有效地對項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況作出客觀、公正的判斷,從而及時(shí)采取必要的措施。通過表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)對項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r進(jìn)行評估,始終是項(xiàng)目小組和企業(yè)高級管理層的責(zé)任。
4. 采取糾正措施
在比較項(xiàng)目實(shí)際表現(xiàn)和衡量標(biāo)準(zhǔn)后,如果出現(xiàn)偏差,就需要采取糾正措施,及時(shí)將實(shí)施項(xiàng)目拉回到正軌。糾正措施可以采取以下的形式:
·重新制定項(xiàng)目計(jì)劃;
·重新安排項(xiàng)目步驟;
·重新分配項(xiàng)目資源;
·調(diào)整項(xiàng)目組織形式和項(xiàng)目管理方法。
三、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的管理控制
在對企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)分析中,我們意識到,ERP項(xiàng)目潛在的風(fēng)險(xiǎn)包括:軟件風(fēng)險(xiǎn)——如軟件功能風(fēng)險(xiǎn)和軟件選擇風(fēng)險(xiǎn);實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)——如項(xiàng)目組織風(fēng)險(xiǎn)、時(shí)間和進(jìn)度控制風(fēng)險(xiǎn)、 成本控制風(fēng)險(xiǎn)和實(shí)施質(zhì)量控制風(fēng)險(xiǎn)、轉(zhuǎn)變風(fēng)險(xiǎn)——管理觀念轉(zhuǎn)變的風(fēng)險(xiǎn)、組織架構(gòu)調(diào)整的風(fēng)險(xiǎn) 、業(yè)績考評體系改變的風(fēng)險(xiǎn)等。對ERP項(xiàng)目過程中發(fā)生的或可能發(fā)生的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理和控制,是項(xiàng)目管理貫穿ERP項(xiàng)目全過程的重要內(nèi)容。
以下是對項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理和控制的方面和工具作一介紹。
1. 風(fēng)險(xiǎn)管理模型
對于一個(gè)ERP實(shí)施項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理,首先需要對項(xiàng)目本身有著深刻的認(rèn)識和理解,通過理解項(xiàng)目去識別項(xiàng)目潛在的各種風(fēng)險(xiǎn)。在對項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)識別的基礎(chǔ)上,評估進(jìn)行項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的控制點(diǎn)。經(jīng)過識別項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和測試風(fēng)險(xiǎn)管理的控制點(diǎn),篩選確定剩余的、需要著重注意的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn),并對這部分的剩余風(fēng)險(xiǎn)作出進(jìn)一步的說明。在項(xiàng)目實(shí)施的過程中,針對這部分風(fēng)險(xiǎn)采取專門措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理和控制,從而最大程度地降低風(fēng)險(xiǎn)、控制風(fēng)險(xiǎn)。
在上述風(fēng)險(xiǎn)管理模型中,可以發(fā)現(xiàn):在最初的理解項(xiàng)目階段,識別的潛在風(fēng)險(xiǎn)可能數(shù)量很多;經(jīng)過評估項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的控制點(diǎn),對潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行篩選,去除那些可以運(yùn)用通常的項(xiàng)目管理措施加以避免和克服的潛在風(fēng)險(xiǎn),從而使實(shí)施人員可以將精力集中于那些為數(shù)不多的剩余風(fēng)險(xiǎn)上;在確定了剩余風(fēng)險(xiǎn)后,有的放矢地進(jìn)行相應(yīng)的管理和控制,最終使實(shí)施的整體風(fēng)險(xiǎn)能夠得到有效的控制。
可以看出,風(fēng)險(xiǎn)管理的實(shí)質(zhì)就是:識別風(fēng)險(xiǎn)、篩選風(fēng)險(xiǎn)、控制重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)、最終降低風(fēng)險(xiǎn)。
2. 風(fēng)險(xiǎn)管理的具體內(nèi)容
通常風(fēng)險(xiǎn)管理可以分為四個(gè)步驟:識別風(fēng)險(xiǎn)、衡量風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)、監(jiān)控項(xiàng)目表現(xiàn)。
識別風(fēng)險(xiǎn)主要的工作是確定可能影響項(xiàng)目實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)并記錄風(fēng)險(xiǎn)的特征。需要注意的是:風(fēng)險(xiǎn)識別是貫穿整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施的全過程的,而不僅僅是項(xiàng)目的開始階段;可能的風(fēng)險(xiǎn)包括各種內(nèi)部因素和外部因素;在識別風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí),需要辯證地分析其負(fù)面效應(yīng)(即風(fēng)險(xiǎn)帶來的威脅)和正面效應(yīng)(即潛在的機(jī)會)。
衡量風(fēng)險(xiǎn),主要是對識別的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估,確定風(fēng)險(xiǎn)與風(fēng)險(xiǎn)之間的相互作用以及潛在的一系列后果,同時(shí)還需要確定風(fēng)險(xiǎn)的重要性和處理風(fēng)險(xiǎn)的優(yōu)先次序。在這一階段可以采用的分析工具,包括"風(fēng)險(xiǎn)評估矩陣","預(yù)期投資回報(bào)率"、"模擬"和"決策樹"等工具。
管理風(fēng)險(xiǎn)是風(fēng)險(xiǎn)控制中最為直接、也是最為關(guān)鍵的一個(gè)步驟。在管理風(fēng)險(xiǎn)過程中,需要對風(fēng)險(xiǎn)的正面效應(yīng)(即潛在的機(jī)會)制定增強(qiáng)措施,對風(fēng)險(xiǎn)的負(fù)面效應(yīng)(即可能的威脅)制定應(yīng)付方法。對于不同的風(fēng)險(xiǎn),需要根據(jù)其重要性、影響大小以及已經(jīng)確定的處理優(yōu)先次序,采取相應(yīng)的措施加以控制,對負(fù)面風(fēng)險(xiǎn)的反應(yīng)可以是盡量避免、努力減小或設(shè)法接收。另外,在處理風(fēng)險(xiǎn)時(shí)需要注意"及時(shí)性"——即在第一時(shí)間對各種突發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)作出判斷并采取措施;以 及"反復(fù)性"——即對已經(jīng)發(fā)生或已經(jīng)得到控制的風(fēng)險(xiǎn)需要經(jīng)常進(jìn)行回顧,確保風(fēng)險(xiǎn)能夠得到穩(wěn)定長期的控制。
最終,我們需要對項(xiàng)目過程進(jìn)行監(jiān)控,檢查風(fēng)險(xiǎn)控制的實(shí)際效果,評價(jià)項(xiàng)目的整體表現(xiàn)。
綜上所述,項(xiàng)目管理是通過項(xiàng)目管理循環(huán),從表現(xiàn)衡量與質(zhì)量管理、風(fēng)險(xiǎn)管理控制等不同方面對項(xiàng)目進(jìn)行控制,使企業(yè)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目所預(yù)期的成果和目標(biāo)。項(xiàng)目管理對ERP項(xiàng)目的成功進(jìn)行、對各種實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)的管理控制有著至關(guān)重要的作用。