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ERP實施的項目管理(下)
作者：佚名 日期：2002-3-20 字體：[大] [中] [小]
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5. 項目評估及更新
項目評估及更新階段的核心是項目監(jiān)控,就是利用項目管理工具和技術來衡量和更新項目任務。項目評估及更新同樣貫穿于ERP項目的業(yè)務模擬測試、系統(tǒng)開發(fā)確認和系統(tǒng)轉換運行三個步驟中。在項目評估及更新階段常用的項目管理工具和技術有:
·階段性評估 對項目實施進行階段性評估,小結實施是否按計劃進行并達到所期望的階段性成果,如果出現(xiàn)偏差,研究是否需要更新計劃及資源,同時落實所需的更新措施。
·項目里程碑會議 在項目實施達到重要的里程碑階段,召開項目里程碑會議, 對上一階段的工作作出小結和評估實施進度及成果,并動員部署下一階段的工作。
·質(zhì)量保證體系 通過對參與實施的用戶人員進行培訓和知識傳授,編寫完善實施過程中的各種文檔,從而建立起質(zhì)量保證體系,確保在實施完成后企業(yè)能夠達到對系統(tǒng)的完全掌握和不斷改善的目標。
6. 項目完成
項目完成階段是整個實施項目的最后一個階段。此時,工作接近尾聲,已經(jīng)取得了項目實施成果。在這一最后階段,仍有重要的項目管理工作需要開展,切莫掉以輕心:
·行政驗收 結合項目最初對系統(tǒng)的期望和目標,對項目實施成果進行驗收。
·項目總結 對項目實施過程和實施成果作出回顧和總結。
·經(jīng)驗交流 交流分享在實施過程中的經(jīng)驗和教訓。
·正式移交 系統(tǒng)正式運轉及使用,由企業(yè)的計算機部門進行日常維護和技術支援。
貫穿上述六個項目管理階段全過程的工作是:項目的表現(xiàn)衡量和質(zhì)量管理,以及項目風險的管理控制。本文的下半部分將對這兩項貫穿項目管理全過程的工作進行具體介紹。
二、項目的表現(xiàn)衡量和質(zhì)量管理
質(zhì)量管理是項目管理的重要方面之一,建立和執(zhí)行適當?shù)谋憩F(xiàn)衡量標準是進行項目質(zhì)量管理的關鍵。
1. 建立項目的表現(xiàn)衡量標準
項目表現(xiàn)衡量標準的制定依據(jù)是項目計劃,通過項目目標和實施策略的具體內(nèi)容建立項目的期望,作為項目表現(xiàn)衡量標準的基礎和核心。具體的項目表現(xiàn)衡量標準可以包括以下主要的內(nèi)容:
·工作范圍和項目具體步驟;
·基本時間估計和成本預算;
·財務預測和資金計劃;
·工作詳細安排;
·質(zhì)量要求;
·項目小組滿意程度;
·最終用戶滿意程度;
·企業(yè)管理層和出資人滿意程度。
2. 觀察項目的實際表現(xiàn)情況
通過項目執(zhí)行過程中正式或非正式的渠道,收集項目實施的有關信息,觀察項目實際的表現(xiàn)情況。在這一步驟中可以利用的信息渠道有:
·正式渠道,如:項目進度報告,項目例會,項目里程碑會議,各種會議紀要等;
·非正式的渠道,如:與項目小組成員或最終用戶的交談和討論,與企業(yè)管理層或出資方非正式的交流等。
3. 比較實際表現(xiàn)和衡量標準
比較項目實施的實際表現(xiàn)和預先制定的衡量標準主要是通過回答兩個問題:"項目進展如何?"和"如果發(fā)生了與項目計劃的偏離,是如何造成的?"。
表現(xiàn)衡量標準為客觀評價項目狀況提供了依據(jù),使決策人員能夠迅速、有效地對項目的實際進展情況作出客觀、公正的判斷,從而及時采取必要的措施。通過表現(xiàn)衡量標準對項目的進展狀況進行評估,始終是項目小組和企業(yè)高級管理層的責任。
4. 采取糾正措施
在比較項目實際表現(xiàn)和衡量標準后,如果出現(xiàn)偏差,就需要采取糾正措施,及時將實施項目拉回到正軌。糾正措施可以采取以下的形式:
·重新制定項目計劃;
·重新安排項目步驟;
·重新分配項目資源;
·調(diào)整項目組織形式和項目管理方法。
三、項目風險的管理控制
在對企業(yè)實施ERP系統(tǒng)的風險分析中,我們意識到,ERP項目潛在的風險包括:軟件風險——如軟件功能風險和軟件選擇風險;實施風險——如項目組織風險、時間和進度控制風險、 成本控制風險和實施質(zhì)量控制風險、轉變風險——管理觀念轉變的風險、組織架構調(diào)整的風險 、業(yè)績考評體系改變的風險等。對ERP項目過程中發(fā)生的或可能發(fā)生的各種風險進行管理和控制,是項目管理貫穿ERP項目全過程的重要內(nèi)容。
以下是對項目風險管理和控制的方面和工具作一介紹。
1. 風險管理模型
對于一個ERP實施項目的風險管理,首先需要對項目本身有著深刻的認識和理解,通過理解項目去識別項目潛在的各種風險。在對項目風險識別的基礎上,評估進行項目風險管理的控制點。經(jīng)過識別項目風險和測試風險管理的控制點,篩選確定剩余的、需要著重注意的項目風險,并對這部分的剩余風險作出進一步的說明。在項目實施的過程中,針對這部分風險采取專門措施進行風險管理和控制,從而最大程度地降低風險、控制風險。
在上述風險管理模型中,可以發(fā)現(xiàn):在最初的理解項目階段,識別的潛在風險可能數(shù)量很多;經(jīng)過評估項目風險管理的控制點,對潛在風險進行篩選,去除那些可以運用通常的項目管理措施加以避免和克服的潛在風險,從而使實施人員可以將精力集中于那些為數(shù)不多的剩余風險上;在確定了剩余風險后,有的放矢地進行相應的管理和控制,最終使實施的整體風險能夠得到有效的控制。
可以看出,風險管理的實質(zhì)就是:識別風險、篩選風險、控制重點風險、最終降低風險。
2. 風險管理的具體內(nèi)容
通常風險管理可以分為四個步驟:識別風險、衡量風險、管理風險、監(jiān)控項目表現(xiàn)。
識別風險主要的工作是確定可能影響項目實施的風險并記錄風險的特征。需要注意的是:風險識別是貫穿整個項目實施的全過程的,而不僅僅是項目的開始階段;可能的風險包括各種內(nèi)部因素和外部因素;在識別風險的同時,需要辯證地分析其負面效應(即風險帶來的威脅)和正面效應(即潛在的機會)。
衡量風險,主要是對識別的風險進行評估,確定風險與風險之間的相互作用以及潛在的一系列后果,同時還需要確定風險的重要性和處理風險的優(yōu)先次序。在這一階段可以采用的分析工具,包括"風險評估矩陣","預期投資回報率"、"模擬"和"決策樹"等工具。
管理風險是風險控制中最為直接、也是最為關鍵的一個步驟。在管理風險過程中,需要對風險的正面效應(即潛在的機會)制定增強措施,對風險的負面效應(即可能的威脅)制定應付方法。對于不同的風險,需要根據(jù)其重要性、影響大小以及已經(jīng)確定的處理優(yōu)先次序,采取相應的措施加以控制,對負面風險的反應可以是盡量避免、努力減小或設法接收。另外,在處理風險時需要注意"及時性"——即在第一時間對各種突發(fā)的風險作出判斷并采取措施;以 及"反復性"——即對已經(jīng)發(fā)生或已經(jīng)得到控制的風險需要經(jīng)常進行回顧,確保風險能夠得到穩(wěn)定長期的控制。
最終,我們需要對項目過程進行監(jiān)控,檢查風險控制的實際效果,評價項目的整體表現(xiàn)。
綜上所述,項目管理是通過項目管理循環(huán),從表現(xiàn)衡量與質(zhì)量管理、風險管理控制等不同方面對項目進行控制,使企業(yè)實現(xiàn)項目所預期的成果和目標。項目管理對ERP項目的成功進行、對各種實施風險的管理控制有著至關重要的作用。